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Amélioration continue d'un Système de Management Qualité Sécurité Environnement

Aurore MERESSE
Aurore MERESSE
 
Référence bibliographique à rappeler pour tout usage :
Amélioration continue d'un Système de Management Qualité Sécurité Environnement
MERESSE Aurore, Stage professionnel de fin d'études, MASTER Management de la Qualité (MQ-M2), UTC, 2011-2012,
http://www.utc.fr/master-qualite, puis "Travaux" "Qualité-Management", réf n°233.
RESUME

Cofiroute (appartenant au groupe VINCI Autoroutes) est une société française concessionnaire d’autoroutes exploitant un réseau de plus de 1200 km s’étendant sur l’Ouest de la France et la région parisienne.

Comme l’ensemble des autres sociétés autoroutières françaises, elle est contrainte à un cahier des charges soumis par l’état concédant, à des marchés de plus en plus concurrentiels, ainsi qu’à l’accroissement des besoins, attentes et exigences réglementaires et clients. Ceci a incité Cofiroute à repenser son organisation et à appuyer son management sur les normes ISO 9001 (Qualité) et ISO 14001 (Environnement) dont elle a obtenu les certificats respectivement en 2004 et 2009.

Dans le cadre de l’amélioration continue de son Système de Management Qualité Sécurité Environnement (SMQSE), la Direction Qualité Sécurité Environnement de l’entreprise a choisi de confier certaines actions à un stagiaire en fin d’études de Master 2 « Management de la Qualité » de l’Université de Technologie de Compiègne (UTC).

Ce rapport détaille la méthodologie employée pour mener à bien quatre de ces actions ayant pour but de :

  • maîtriser la documentation,
  • maîtriser les enregistrements,
  • réviser les processus et les documents associés,
  • suivre les audits internes.


Mots clés : Amélioration continue - Audit - Autoroutes - Cofiroute - Documentation - Enregistrements - Exigences - ISO 9001 : 2008 - IS0 14001 : 2004 - Processus - Qualité - Système de Management Qualité Sécurité Environnement - UTC - VINCI - VINCI Autoroutes.

ABSTRACT

Cofiroute is a French toll motorway concession company operating a 1200 km of motorway in the West of France and Greater Paris. Cofiroute is a subsidiary of VINCI Autoroutes.

Like all French motorway concession companies, it is submitted to strict specifications and regulations issued by the state while having to cater for the increasing needs and expectancies of its customers. This led Cofiroute to organise its management system so as to conform to ISO 9001 (quality certificate obtained in 2004) and ISO 14001 (environmental certificate obtained in 2009).

A quality management trainee from Université de Technologie de Compiègne (UTC), was recruited to help with the missions of the Quality, Health’s,Safety and Environment Department.

This report will provide a detailed description of the method used to:

  • improve document management,
  • improve records management
  • update process and related documentation
  • follow up on internal audit.


Key words : Audit – Cofiroute – Continuous Improvement – Documentation – ISO 9001 : 2008 – ISO 14001 : 2004 – Motorway – Process – Quality – Quality, Health’s Safety and Environment Management System – Requirements  – Records – VINCI – VINCI Autoroutes.



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Remerciements


Avant tout, je tiens à remercier et à témoigner toute ma reconnaissance à Madame Nathalie MANEGRIER, Responsable Qualité chez Cofiroute et également tutrice professionnelle de ce stage pour m’avoir accueillie au sein de son service Qualité, pour la confiance qu’elle m’a accordée dès mon arrivée et pour m’avoir si bien intégrée au sein de la Direction Qualité Sécurité Environnement de l’entreprise.

Je remercie également l’ensemble des collaborateurs qui m’ont permis de réaliser au mieux les missions qui m’ont été confiées durant ce stage, et en particulier les membres du réseau Qualité Sécurité Environnement de Cofiroute et de la Direction de l’Exploitation.

Enfin, je tiens à remercier Monsieur Jean ESCANDE, tuteur pédagogique de ce stage, ainsi que Messieurs Gilbert FARGES et Jean-Pierre CALISTE, responsable et co-responsable du Master 2 Management de la Qualité de l’Université de Technologie de Compiègne et l’ensemble de l’équipe pédagogique pour l’enseignement délivré durant cette année d’études supérieures.


Sommaire
Table des figures

  • Définitions                                                                                                                                                
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Glossaire


Arcour
: Société d’autoroutes Artenay-Courtenay.

ASF : Société des Autoroutes du Sud de la France.

Cofiroute : Compagnie Financière et industrielle des autoroutes.

ESCOTA : Société des autoroutes Estérel Côte d'Azur Provence Alpes.

QSE : Qualité - Sécurité - Environnement.

SMQSE : Système de Management Qualité Sécurité Environnement.

UTC : Université de Technologie de Compiègne.

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Définitions


Action corrective : action entreprise pour éliminer la cause d’une non-conformité détectée ou d’une situation indésirable.

Action préventive : action visant à éliminer la cause d’une non-conformité ou d’une situation indésirable lorsqu’on prévoit qu’elle risque de se produire. 

Audit : examen méthodique et indépendant en vue de déterminer si les activités et les résultats relatifs à la Qualité satisfont aux dispositions préétablies, et si cette organisation est mise en œuvre de façon effective et est apte à atteindre les objectifs.  

Autoroutes : routes sans croisement, accessibles seulement en des points aménagés à cet effet et réservées aux véhicules à propulsion mécanique.

Amélioration continue : activité régulière permettant d’accroître la capacité à satisfaire aux exigences.

Cartographie des processus : représentation schématique de l’ensemble des processus d’une entité et de leurs principaux liens fonctionnels.

Certification : donne l’assurance qu'un produit, un processus ou un service est conforme aux exigences spécifiées.

Exigence : besoin ou attente formulé, habituellement implicite ou imposé.

ISO 9001 : 2008 : norme spécifiant les exigences relatives au système de management de la Qualité.

ISO 14001 : 2004 : norme spécifiant les exigences relatives au système de management environnemental.

Logigramme : outil permettant de visualiser de façon séquentielle et logique les actions à mener et les décisions à prendre pour atteindre un objectif.

Paquet vert autoroutier : actions précises, définies avec la Direction des Infrastructures de Transport du Ministère de l’Ecologie, de l’Energie, du Développement Durable et de la Mer, dans les domaines de la protection de la ressource en eau, de la préservation de la biodiversité, de la réduction des émissions de CO2, de l’éco rénovation des aires de repos et de la protection acoustique.

Pilote de processus : personne en charge de piloter les modifications du processus mais également de définir ses moyens de mesure et de surveillance, de suivre les indicateurs et de participer à l’amélioration continue du processus (notamment en pilotant des plans d’action). 

Processus : ensemble d’activités corrélées ou interactives qui transforment des éléments d’entrée en éléments de sortie.

Qualité : aptitude d’un ensemble de caractéristiques intrinsèques à satisfaire des exigences.

Satisfaction client : perception du client sur le niveau de satisfaction de ses exigences.

SMQSE : système de management regroupant ce que l’entreprise met en œuvre pour définir une politique, établir des objectifs et atteindre ces objectifs en matière de Qualité, de Sécurité et d’Environnement. Il est structuré par des processus, documenté dans un manuel Qualité Sécurité Environnement et managé par des responsables identifiés. 

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Introduction


Cofiroute, comme l’ensemble des autres sociétés concessionnaires autoroutières françaises, se doit d’exécuter ses missions conformément au cahier des charges du contrat de concession qu’elle a signé avec l’Etat ; celui-ci détaillant les règles de fonctionnement propres aux services publics : la continuité du service, l’égalité des usagers et la possibilité d’adaptation du service à de nouveaux besoins.

La conjoncture actuelle, les marchés de plus en plus concurrentiels, ainsi que les besoins, attentes et exigences clients et réglementaires croissants, incitent les sociétés autoroutières à réorganiser leurs systèmes de management en utilisant la Qualité comme outil d’amélioration continue.

L’objectif de ce stage est de participer à l’amélioration continue de Cofiroute, en étant rattachée au service Qualité de la Direction Qualité Sécurité Environnement du siège de la société, afin de répondre aux différentes exigences externes - notamment celles liées au contrat de concession - mais aussi internes, qu’elle s’est elle-même fixées en termes de sécurité (clients, salariés, personnels extérieurs), de satisfaction des clients utilisateurs du réseau autoroutier mais aussi en matière de protection de l’environnement et plus largement en terme d’intégration des principes de développement durable.

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1. Contexte : présentation de l'entreprise d'accueil


1.1 VINCI Autoroutes

Cofiroute, société privée depuis son origine en 1970 fait partie du groupe VINCI Autoroutes appartenant au groupe VINCI. Ce dernier est le premier groupe mondial de concessions et de construction. Il emploie plus de 183 000 collaborateurs dans une centaine de pays et possède un grand nombre de filiales dont les activités sont réparties entre les concessions et le contracting [1] (figure 1).

Figure 1 :
        Organigramme opérationnel du groupe VINCI au 31/12/2011

Figure 1 : Organigramme opérationnel du groupe VINCI au 31/12/2011 [2]


Le groupe VINCI Autoroutes, à travers ses filiales, possède plusieurs contrats de concession autoroutière en France [3], ayant été acquis par :

Avec un réseau de 4385 km (dont 4310 km en service), soit plus de la moitié du réseau autoroutier concédé en France, VINCI Autoroutes est en 2012 le premier opérateur d’autoroutes en concession en Europe et l’un des premiers maîtres d’ouvrages privés en France. Ses autoroutes couvrent la moitié sud et l’ouest de la France (figure 2) et accueillent chaque jour plus de 2,2 millions de clients, engendrant plus de 800 millions de transactions par an [4]

Délégataires de service public de l’Etat, les sociétés de VINCI Autoroutes financent, construisent, entretiennent et exploitent au quotidien les infrastructures de l’ensemble du réseau concédé qui leur sont confiées [5 et 6].

Figure 2 : Carte du
        réseau autoroutier VINCI Autoroutes au 31/12/2011

Figure 2 : Carte du réseau autoroutier VINCI Autoroutes au 31/12/2011 [4]


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1.2 Cofiroute

        1.2.1 L'histoire de la concession Cofiroute

En 1950, afin de faciliter le dynamisme du territoire et la compétitivité de son économie, l’Etat français décide de créer un réseau autoroutier à travers l’hexagone. Cependant, la France est fragilisée par la seconde guerre mondiale et l’Etat n’a pas les moyens de financer à lui seul l’ensemble de la construction et l’exploitation du réseau. Il décide donc de mettre une partie de celui-ci en concession (loi du 18 avril 1955 [6]) pour ainsi permettre à des entreprises de financer la construction et l’exploitation du réseau en ayant le droit, en échange, de prélever un péage auprès des usagers ; le péage étant considéré comme une redevance proportionnelle au service rendu [5 et 6]. C’est alors que les sept grands groupes de sociétés concessionnaires historiques d’autoroutes voient le jour en France entre 1950 et 1970 :
En 1970, la loi de 19556 est modifiée et permet à l’Etat de concéder les autoroutes à des sociétés privées. Cofiroute est créée et remporte les concours lancés par l’Etat pour le contrat de concession des autoroutes Paris-Poitiers et Paris-Le Mans (A10 et A11 en réseau interurbain, soit 476 km) et débute les travaux dès l’été 1971 [7].

Contrairement aux autres sociétés concessionnaires d’autoroutes historiques, Cofiroute est la seule à être restée privée depuis sa création et son réseau n’a cessé de s’accroître. Son contrat de concession obtenu en 1970 lui a permis, via des avenants réguliers, de construire et d’exploiter, en 2012, 1110 km d’autoroutes desservant l’ouest de la France sur les axes A10, A11, A28, A71, A81 et A85. Ce contrat, se finissant à l’origine en 2030, a été allongé jusqu’au 31 décembre 2031 [8]. En contre partie, Cofiroute s’engage à réaliser et à financer des aménagements pour le respect et la préservation de l’environnement dans le cadre du paquet vert autoroutier.

En parallèle, en 1999, Cofiroute remporte un second contrat de concession s’étendant jusqu’en 2086 [8] : celui du Duplex de l’A86. Ce tunnel de 10,5 km, déclaré d’utilité publique en 1995, boucle le super périphérique parisien en reliant les villes de Vélizy (département des Yvelines) et de Rueil Malmaison (département des Hauts de Seine) à l’ouest de Paris.

En 2005, VINCI remporte l’appel d’offre concernant la construction et l’exploitation de l’Autoroute A19 reliant les villes d’Artenay et de Courtenay et crée la société Arcour. Un choix stratégique est fait de confier l’exploitation de celle-ci à Cofiroute [9].

Au total, en 2012, ce sont donc 1211 km d’autoroutes (voir les cartes en figures 2 et 3) qui sont exploités par 1824 [10] collaborateurs en Contrat à Durée Indéterminée dont la plus part sont répartis en deux cœurs de métiers : l’entretien/ la viabilité/ la sécurité du réseau et le péage.

Cofiroute a de plus une envergure internationale puisqu’elle possède trois filiales à l’étranger :
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        1.2.2 Le découpage du réseau


Le réseau autoroutier exploité par Cofiroute est équipé de plus de 400 voies de péage sur 80 gares de péages (dont 8 barrières), de 94 aires de repos, 45 aires de services et divers ouvrages d’art. Il est découpé stratégiquement en 17 centres d’exploitation regroupés en 6 secteurs (ou direction régionales) ; ceci permettant d’avoir une unité opérationnelle tous les 70 km environ (figure 3).


Figure 3 :
                  Carte du réseau exploité par Cofiroute au 31/12/2011


Figure 3 : Carte du réseau exploité par Cofiroute au 31/12/2011 [14]
(agrandir la carte en cliquant ici)

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1.3 La QSE chez Cofiroute

        1.3.1 La Qualité

Cofiroute est certifiée ISO 9001 pour ses activités de construction, d’exploitation et d’entretien de son réseau autoroutier avec tunnel. La certification initiale date de Janvier 2004.

La politique Qualité de l’entreprise s’appuie sur la lettre d’engagement de la direction, les objectifs QSE et la charte d’engagements en 7 points de VINCI Autoroutes [15] (annexe 1).  Cofiroute s’engage ainsi à fournir un service homogène 24h/24 en tout point du réseau.
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        1.3.2 L'environnement

Cofiroute est engagée dans la protection de l’environnement et est certifiée ISO 14.001  depuis avril 2009 [16] pour le secteur pilote d’Anjou Atlantique et depuis décembre 2011 pour ses activités de construction, d’exploitation et d’entretien de son réseau autoroutier avec tunnel. En effet, elle accorde une attention toute particulière au respect de l’environnement et ses engagements quotidiens (décrits dans la politique Environnement VINCI Autoroutes [17] en annexe 2), alliés au paquet vert autoroutier. Ces engagements démontrent la volonté de l’entreprise de s’engager de façon durable dans le respect de l’Environnement, que ce soit dans la construction, dans l’entretien ou dans l’exploitation quotidienne du réseau [18].
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        1.3.3 La Sécurité

En matière de sécurité, Cofiroute a pour ambition le « 0 accident » pour ses salariés, clients et prestataires. Elle respecte ainsi les politiques VINCI Autoroutes de « prévention sécurité » (annexe 3) et de « sécurité de la maîtrise d’ouvrage » (annexe 4). Pour cela, elle mène des actions permanentes de prévention, de sensibilisation et de formation et fait en sorte que chacun participe à chaque instant à sa sécurité personnelle mais aussi à celle des autres. De plus, Cofiroute participe activement, depuis sa création en février 2011, aux actions menées par la Fondation VINCI pour une conduite responsable.

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2. Présentation du projet

2.1 Objectif du projet

L’objectif du projet de ce stage est de renforcer le pôle Qualité de la Direction Qualité Sécurité Environnement de Cofiroute (figure 4) dans le cadre de la préparation des audits de renouvellement des certificats ISO 9.001 : 2008 et ISO 14.001 : 2004 qui auront lieu au cours du mois de novembre 2012 (soit deux mois et demi mois après la fin de ce stage), en participant activement à l’amélioration continue du SMQSE.

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2.2 Les acteurs du projet

Plusieurs collaborateurs participent directement ou indirectement à ce projet. Il s’agit des 16 collaborateurs pilotant les différents processus mais également des 28 collaborateurs du réseau QSE de Cofiroute :
Figure 4 :
            Organisation de la Direction Qualité Sécurité Environnement
            Cofiroute

Figure 4 : Organisation de la Direction Qualité Sécurité Environnement Cofiroute [19]

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2.3 Missions et attendus du projet

Au cours de ce projet, les principales missions ont été :

Dans le but d’avoir une vision globale des objectifs et livrables du projet et entre autres d’analyser la situation du projet (forces et améliorations à apporter), une Planification Dynamique Stratégique a été faite et est présentée en figure 5.

Planification
        Dynamique Stratégique du projet d’amélioration continue du SMQSE
        Cofiroute

Figure 5 : Planification Dynamique Stratégique du projet d'amélioration continue du SMQSE Cofiroute [19]


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2.4 Risques, contraintes et alternatives


Chaque projet contient toujours des risques et des contraintes. Il convient de les identifier et de proposer des alternatives à mettre en place dès le début du projet. L’identification des risques sur ce projet est représentée dans la figure 6 ci-après.

Figure 6 :
              Identification des risques du projet

Figure 6 : Identification des risques du projet [19]

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2.5 Planification du projet


Afin d’avoir une vision globale des tâches à réaliser au cours du projet et des délais à respecter, un rétro planning a été créé et mis à jour tout au long du projet et l’estimation des durées de réalisation de chaque tâche a pris en compte les risques qui ont été identifiés au chapitre 2.4.

Télécharger le rétro-planning en cliquant ici

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3. Méthodologie de résolution et résultats

Quatre principales actions, contribuant à améliorer le SMQSE de Cofiroute et ayant été réalisées durant ce stage sont développées dans ce rapport. Elles consistent à :

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3.1 Maîtrise de la documentation

Le système documentaire du SMQSE de Cofiroute est pyramidal (figure 7) et possède sept types de documents Qualité différents (chaque document étant référencé de manière unique) :

Figure 7 :
            Pyramide documentaire Cofiroute

Figure 7 : Pyramide documentaire Cofiroute [19]


Dans le cadre de ce projet d’amélioration continue du SMQSE, et également dans le but de répondre aux exigences concernant la maîtrise de la documentation des normes ISO.9001 : 2008 [20] et ISO 14.001 : 2004 [21], le chaînage documentaire a été passé en revue.

Chaque document du SMQSE de Cofiroute possède un encadré indiquant les documents qui lui sont associés (titre + référence unique). Les documents du SMQSE évoluant sans cesse, l’objectif de cette action de vérification du chaînage documentaire consiste à détecter et à modifier les erreurs de titre ou de référencement des documents associés indiqués dans ces encadrés.

La méthode utilisée a été la suivante :
    1. s’installer dans un lieu contenant un tableau blanc dont les dimensions dépendent du nombre de documents du SMQSE (figure 8 pour estimer la hauteur nécessaire),
    2. diviser ce tableau en de 2 colonnes (voir figure 8). Renouveler le découpage si besoin,
    3. prendre un lot de post-it de couleurs différentes (une couleur représentant un type de document de la pyramide documentaire ; ici sept couleurs différentes),
    4. lire, un à un, les documents du SMQSE faisant foi (ayant été datés et signés par les rédacteurs, vérificateurs et approbateurs),
    5. pour chaque document :
           - indiquer sur un post-it de couleur appropriée le titre et la référence du document lu et le coller dans la colonne 1 (voir figure 8),
           - indiquer sur d’autres post-it les informations contenues dans l’encadré de documentation associée (1 post-it = 1 document associé) et les coller dans la colonne 2 en faisant face au post-it du document lu de la colonne 1 (voir figure 8),

Figure 8 :
            Représentation visuelle du chaînage documentaire du SMQSE


Figure 8 : Représentation visuelle du chaînage documentaire du SMQSE [19]


    6. les post-it de la colonne 1 représentent le titre et la référence en vigueur des documents du SMQSE. En fonction de ces informations, mettre  à jour la « liste des documents du SMQSE » (liste qui regroupe l’ensemble des documents du SMQSE : titres + versions + dates d’application + noms des rédacteurs, vérificateurs et approbateurs),
    7. les post-it de la colonne 2 contiennent des indications sur les documents devant être associés. Faire une comparaison entre ces indications et les références correctes effectives et titres contenus dans les post-it de la colonne 1. Plusieurs cas peuvent alors se présenter :

            o Cas 1 : le titre et la référence du post-it de la colonne 2 correspondent à un post-it de la colonne 1. Cela signifie que le chaînage est bon,
Action : Aucune modification n’est à apporter. Indiquer alors que ce post-it est correct (par exemple en écrivant « ok » avec un stylo d’une autre couleur que celle utilisée pour écrire à l’étape 5),

            o Cas 2 : le titre du post-it de la colonne 2 correspond au titre d’un post-it de la colonne 1 mais les références des deux post-it sont différentes. Il se peut qu’il y ait eu une erreur lors du remplissage de l’encadré ou bien qu’un changement de référence ait été effectué depuis la publication de ce document. Ceci pose alors une difficulté pour retrouver le véritable document associé à utiliser, et crée un doute sur le choix du document à utiliser,
Action : Se renseigner auprès des membres de la Direction Qualité Sécurité Environnement afin de connaître quelle est la documentation associée à utiliser ; rayer l’erreur sur le post-it (avec une encre de couleur différente) et indiquer la bonne information. Faire un projet de révision du document de la colonne 1 en signalant les modifications à réaliser sur l’encadré de documentation associée,

            o Cas 3 : La référence du post-it de la colonne 2 correspond à une référence d’un post-it de la colonne 1 mais les titres des deux post-it sont différents. Soit il y a eu une erreur lors du remplissage de l’encadré, soit un changement de titre a été effectué dans le passé. Ceci pose alors une difficulté pour retrouver le véritable document associé à utiliser, et crée un doute sur le choix du document à utiliser,
Action : idem que pour le cas 2,

            o Cas 4 : Le titre et la référence indiqués sur le post-it de la colonne 2 ne correspondent à aucun titre ou référence d’un post-it de la colonne 1. Le document associé a très probablement été supprimé du SMQSE. Le chaînage est donc rompu,
Action : Se renseigner auprès des membres de la Direction Qualité Sécurité Environnement afin de savoir si un document remplace celui-ci ou bien si le chaînage peut être supprimé. Avec une encre de couleur différente de l’écriture du post-it, barrer les informations et les remplacer si besoin. Faire un projet de révision du document de la colonne 1 en signalant les modifications à réaliser sur l’encadré de documentation associée.


A l’issue de cette action de détection et de modification des erreurs de chaînage, il a été proposé de créer un outil permettant de réduire ce type d’erreurs lors de futures mises à jour des documents du SMQSE. Cette action sera réalisée durant de la suite de ce stage et consistera à indiquer pour chaque document de la liste du SMQSE quels sont ceux qui lui sont associés (en s’appuyant sur les post-it de la colonne 1 et la colonne 2 nouvellement modifiés). En effet, cette information permettra à tout collaborateur en charge de modifier ou de supprimer un document, de connaître quel sera l’impact que cette mise à jour du SMQSE aura sur le reste des documents. Le collaborateur devra alors aller consulter les documents associés afin de mieux apprécier l’impact de son action et de créer si besoin des projets de modification de ces documents associés.
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3.2 Maîtrise des enregistrements


Les normes ISO 9001 : 2008  et ISO 14001 : 2004  exigent de conserver les enregistrements du SMQSE car ce sont des preuves des actions réalisées [20 et 21]; le choix de définir qu’un document est ou non un enregistrement revenant aux pilotes des processus.

Il est nécessaire, pour le bon fonctionnement du SMQSE, de connaitre et de répertorier les enregistrements relatifs à chaque document du SMQSE (en les répertoriant par processus) et de savoir où ils sont classés et archivés pour les retrouver à tout instant. 

Un fichier Excel© contenant les informations sur les différents enregistrements et leurs lieux de classement et d’archivage existait déjà chez Cofiroute. Une lecture de l’ensemble des documents du SMQSE a montré des différences entre ce que contenait ce fichier et ce que contenaient les documents. Afin de le mettre à jour, l’ensemble des documents a été lu et une matrice a été créée en parallèle (téléchargeable ici) afin de voir si un même enregistrement est utilisé dans différents processus ou documents du SMQSE (procédures et instructions). Les modifications appropriées concernant les enregistrements à conserver ont été apportées sur le fichier déjà existant. De plus, le fichier a également été revu dans sa forme afin de mieux distinguer les enregistrements n’étant que des entrées d’un processus (qui ne sont pas gérées par le pilote du processus du document concerné), d’un enregistrement présent en sortie de processus dont la gestion devra être réalisée par le pilote du processus.

Durant la deuxième moitié de l’année 2012, Cofiroute va changer de système de gestion informatique afin de mieux partager ses documents avec ses collaborateurs internes mais aussi avec les collaborateurs VINCI Autoroutes. La diffusion aux pilotes de processus de ce fichier mis à jour pour sa partie de référencement documentaire, leur permettra de connaître exactement quels son les enregistrements qu’ils doivent impérativement conserver. Cela pourra également être une aide afin de mieux penser à l’organisation future de la gestion documentaire lors du passage au nouveau système de gestion informatique. Un retour serra attendu de la part des pilotes des processus afin de connaître les nouveaux lieux et durées de classements et d’archivages qu’ils auront définis.

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3.3 Révision des processus et des documents associés

La norme ISO 9001 : 2008 recommande d’appliquer l’approche processus aux activités d’une entreprise afin d’adopter une vision transversale de celle-ci et de pratiquer un management participatif20. Le but étant de satisfaire le client en répondant à ses exigences.

Les processus d’un SMQSE interagissent entre eux et se répartissent en trois familles :

Chez Cofiroute, la cartographie des processus est représentée de la façon suivante :


Figure 9 :
        Schématisation de la cartographie des processus Cofiroute

Figure 9 : Schématisation de la cartographie des processus Cofiroute [19]


Dans le cadre de l’amélioration continue du SMQSE de Cofiroute, un des objectifs de ce projet est de réviser quelques-uns de ses processus suite à l’intégration dans ceux-ci de nouvelles pratiques, de nouveaux logiciels ou de changement de méthode de travail.

La méthodologie adoptée pour mener à bien ce projet a été de prendre connaissance des documents du SMQSE des processus concernés, puis de réaliser des réunions avec différents collaborateurs intervenant dans ces processus (pilote de processus, responsables de service, assistants, …). Ceci ayant pour but de mieux connaitre leurs activités au sein du processus et de comprendre quelles informations contenues dans les documents étaient à intégrer, à supprimer ou à mettre à jour.

Les données issues de ces réunions, les fichiers de plan d’action et de non-conformités, les rapports d’audits internes, ainsi que les différentes propositions d’améliorations, actions correctives et actions préventives concernant les processus à modifier ont été pris en compte pour réaliser les nouvelles versions des documents du SMQSE concernés.

Cependant, la compréhension du fonctionnement d’une entreprise d’une telle envergure, les autres travaux étant faits en parallèle, les impératifs liés aux métiers des différents collaborateurs participant à ce projet, la volonté de fonctionner de façon similaire avec ASF et ESCOTA sur la base d’un référentiel commun VINCI Autoroutes, ainsi que l’ampleur du circuit de validation des documents du SMQSE ont fait qu’à la date de remise de ce rapport de projet (04/06/2012), trois processus (concernant les achats, le traitement de la réclamation client et les aires de services) et leurs documents associés sont en cours de modifications et aucun n’a encore pu être complètement validé. L’objectif final étant qu’à la fin du mois d’août 2012 (date de fin du stage ST02), les processus et leurs documents associés soient modifiés, validés et diffusés.

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3.4 Suivi des audits internes


Comme demandé par les normes et afin de s’assurer de l’application du SMQSE, de sa conformité et de son efficacité, des audits internes sont programmés tout au long de l’année et réalisés sur la base des référentiels ISO 9001 : 2008 et ISO 14001 : 2004. Ils permettent de vérifier la conformité du SMQSE aux exigences de ces normes mais aussi aux exigences réglementaires et autres exigences internes propres à Cofiroute et d’évaluer sa correcte mise en œuvre et mise à jour.
Chez Cofiroute, chaque audit interne fait l’objet d’un rapport écrit au format Word© transformé en PDF© comprenant les parties suivantes :
Un audit porte sur un à deux processus au maximum et est réalisé sur un centre du réseau. Le rapport de chaque audit est émis en diffusion restreinte aux pilotes des processus concernés, aux collaborateurs audités, aux chefs de centre, ainsi qu’à l’ensemble des responsables QSE et membres de la direction QSE concernés.

Afin de simplifier l’accès aux différentes informations contenues dans chaque rapport d’audit, un outil informatisé a été créé, permettant de capitaliser les informations issues des audits effectués entre 2009 et 2011 dans un seul et même fichier Excel© et de compiler ces données avec le fichier des non-conformités. En effet, cette compilation permet de connaitre la référence de la non-conformité ou de la remarque faite et de savoir si elle est en cours de traitement ou si elle a déjà été soldée.

L’outil conçu est téléchargeable ici. Il a été commandé par les pilotes de processus, et a donc été créé en ce sens : il comporte un onglet par processus, mais il a également été conçu afin de permettre aux responsables QSE des secteurs et des chefs de centre de pouvoir l’utiliser. L’outil comporte donc un onglet supplémentaire situé en début de classeur Excel©, permettant une visualisation sous forme de matrice des processus, centres et secteurs audités.
La difficulté principale de cette tâche a résidé dans la répartition de chaque point fort, point faible, axe d’amélioration, remarque et non-conformité pour chaque processus et dans la mise en évidence des informations pouvant être les plus « intéressantes » pour les pilotes de processus. Cette mise en évidence a été faite par un choix de couleurs des polices de caractères des textes. Le noir représente une information importante ou mutualisable dans le processus concerné, et le gris représente une information complémentaire pouvant être utile à la compréhension du contexte ou bien une information n’étant pas jugée nécessaire d’être portée à la connaissance du pilote du processus mais qui a été inscrite dans le rapport d’audit.

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Perspectives

Les actions menées sur la révision des processus et de leurs documents associés seront poursuivies et élargies à d’autres processus sur la seconde moitié de ce stage. A l’issue du stage, cette action d’amélioration continue sera poursuivie par les membres du pôle Qualité de la Direction QSE Cofiroute.

Le travail réalisé sur la maîtrise de la documentation va permettre de faciliter les mises à jours, en indiquant es erreurs identifiées lors de la vérification documentaire. Toute mise à jour future des documents du SMQSE (pendant ce stage mais également après celui-ci) pourra s’appuyer sur les remarques faites. De plus, l’utilisation du tableau pour lister les documents en interface lors de chaque mise à jour ou création de nouveaux documents permettra de limiter les erreurs de chaînage documentaire.

L’outil de suivi des résultats d’audits internes devra être pris en compte lors des revues de processus comme indicateur d’efficacité de ceux-ci et comme donnée d’entrée des analyses des processus. Au-delà de cette utilisation, il a été conçu de telle sorte qu’il puisse être mis à jour après chaque audit interne pour offrir à l’instant t une vision chronologique des constats d’audits. Cela permettra aux pilotes de processus d’avoir les informations nécessaires à l’identification d’améliorations de leurs processus.

En ce qui concerne la maîtrise des enregistrements Qualité, la mise en place du nouveau système de gestion documentaire ainsi que le retour des pilotes des processus sur les lieux et durées choisies de classement et d’archivage, mettra en route l’action de transfert des enregistrements vers de nouveaux dossiers de sauvegarde.

Des actions attenantes aux missions décrites au paragraphe 2.3 de ce rapport, seront également poursuivies sur la durée de ce stage professionnel de fin d’études.

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Conclusion


Cofiroute est une entreprise ayant 42 ans d’existence en 2012. Elle est l’une des plus grosse sociétés autoroutière française et appartient au groupe de renommée planétaire VINCI, et plus particulièrement à sa filiale VINCI Autoroutes.

La réalisation des différentes actions d’amélioration a permis une meilleure connaissance de l’entreprise et une appropriation des outils de Management de la Qualité en traitant des problématiques diverses et concrètes, et a permis l’échange et le partage d’expériences et de connaissances dans le domaine de la Qualité, de la Sécurité et de l’Environnement mais également dans l’ensemble des autres domaines liés à la construction et à l’exploitation d’un réseau autoroutier.

La participation active à la démarche d’amélioration continue d’un SMQSE mature dans une structure d’une telle ampleur et contrainte par le nombre important de collaborateurs, de métiers et de services différents a été une réelle source d’apprentissage et de mise en pratiques des compétences et connaissances développées durant l’ensemble du cursus universitaire et plus particulièrement durant le premier semestre de ce Master 2 Management de la Qualité de l’Université de Technologie de Compiègne.

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Références bibliographiques

1. Le guide des actionnaires VINCI 2011 – Page 8 « Les métiers du Groupe »
    Auteur : VINCI
    Disponible sur : http://publi.vinci.com/actionnaires/vinci-guide-actionnaire-2011.pdf
    Page consultée le 03/05/2012

2. Le guide des actionnaires VINCI 2012 – Page 9 « L’organisation du groupe »
    Auteur : VINCI
    Disponible sur : http://publi.vinci.com/actionnaires/vinci-guide-actionnaire-2012.pdf
    Page consultée le 06/05/2012

3. Site internet VINCI – Entreprise / Histoire / Chronologie
    Auteur : VINCI
    Disponible sur : http://www.vinci.com/vinci.nsf/fr/histoire-chronologie.htm
    Page consultée le 22/03/2012

4. VINCI en bref 2012 – Page 14 « Activité – Concessions »
    Auteur : VINCI
    Disponible sur : http://publi.vinci.com/vinci/vinci-en-bref-2012.pdf
    Page consultée le 15/05/2012

5. Code de la voirie routière, Partie législative, titre 2 « Voirie nationale », chapitre 2 « Autoroutes », articles L.122 et suivants
    Disponible sur : http://www.legifrance.gouv.fr/affichCode.do;jsessionid=05E2BC8D61D20E4302071F6CE23C525A.tpdjo13v_2?idSectionTA=LEGISCTA000006149499&cidTexte=LEGITEXT000006070667&dateTexte=20120525
    Page consultée le 15/05/2012

6. Loi n°55-435 du 18 avril 1955 portant statut des autoroutes, modifiée par le décret 73.980 du 24/10/1973
    Disponible sur : http://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do;jsessionid=60CCAEDEFD91E025761319B613DA7026.tpdjo10v_3?cidTexte=JORFTEXT000000880189&dateTexte=19550420&categorieLien=cid
    Page consultée le 15/05/2012

7. Site internet Cofiroute – Nous connaître / Notre histoire
    Auteur : Cofiroute
    Disponible sur : http://www.cofiroute.fr/cofiroute.nsf/fr/notre-histoire.htm
    Page consultée le 22/03/2012

8. Rapport financier Cofiroute 2011 – Page 81 « D19. Principales caractéristiques des contrats de concession »
    Auteur : Cofiroute
    Disponible sur : http://publi.vinci.com/vinci_autoroutes/cofiroute/cofiroute-rapport-financier-2011.pdf
    Page consultée le 06/05/2012

9. Site internet VINCI – Carrières / Nous rejoindre / Nos filiales / Cofiroute
    Auteur : VINCI
    Disponible sur : http://www.vinci.com/vinci.nsf/fr/carrieres-rejoindre-filiales/pages/Cofiroute.htm
    Page consultée le 25/05/2012

10. Site internet Cofiroute – Communiqué de presse « Autoroutes A11-A28 – Le Mans Nord Travaux d’entretien des infrastructures autoroutières les nuits du mardi 17 au vendredi 27 avril » -  Page 3 : « A propos de Cofiroute »
    Auteur : service presse Cofiroute
    Disponible sur : http://www.cofiroute.fr/communiques.nsf/7C2AA68A36A7741CC12579DD00558852/$File/CP-Cofiroute-Travaux_A11-A28_11042012.pdf
    Page consultée le 30/05/2012

11. Site internet Cofiroute – Notre Expertise / Notre expertise en Allemagne
    Auteur : Cofiroute
    Disponible sur : http://www.cofiroute.fr/cofiroute.nsf/fr/expertise-internationale-allemagne.htm
    Page consultée le 09/05/2012

12. Site internet Cofiroute – Notre expertise / Notre expertise au Royaume-Uni
    Auteur : Cofiroute
    Disponible sur : http://www.cofiroute.fr/cofiroute.nsf/fr/expertise-internationale-royaume-uni.htm
    Page consultée le 09/05/2012

13. Site internet Cofiroute – Notre expertise / Notre expertise aux Etats-Unis
    Auteur : Cofiroute
    Disponible sur : http://www.cofiroute.fr/cofiroute.nsf/fr/expertise-internationale-etats-unis.htm
    Page consultée le 09/05/2012

14. Intranet Cofiroute
    Auteur : Cofiroute

15. Site internet Cofiroute – Nos engagements / Charte d’engagements
    Auteur : VINCI Autoroutes
    Disponible sur : http://www.cofiroute.fr/cofiroute.nsf/fr/charte-engagements.htm
    Page consultée le 26/05/2012

16. Site internet Cofiroute Communiqué de presse ISO 14 001 « Cofiroute obtient la certification environnementale ISO 14001 »
    Auteur : Service presse Cofiroute
    Disponible sur : http://www.cofiroute.fr/communiques.nsf/AABF849FFED7EE3BC1257599004AF60A/$File/CP-Cofiroute-2009-04-10-Certification-14001-fr.pdf
    Page consultée le 26/05/2012

17. Site internet Cofiroute – Nos engagements / Politique Environnement
    Auteur : VINCI Autoroutes
    Disponible sur : http://www.cofiroute.fr/cofiroute.nsf/fr/politique-environnement.htm
    Page consultée le 26/05/2012

18. Site internet Cofiroute – Nos engagements / Paquet vert
    Auteur : Cofiroute
    Disponible sur : http://www.cofiroute.fr/cofiroute.nsf/fr/paquet-vert.htm
    Page consultée le 26/05/2012

19. Site internet UTC – Rapport de stage professionnel de fin d’études - Amélioration continue d’un Système de Management Qualité Sécurité Environnement - Stage professionnel de fin d'études, MASTER Management de la Qualité (MQ-M2), UTC, 2011-2012
    Auteur : MERESSE Aurore
    Disponible sur : http://www.utc.fr/master-qualite puis "Travaux" "Qualité-Management", réf n°233

20. Norme ISO 9001 : 2008
    Titre : NF EN ISO 9001:2008 «Systèmes de management de la qualité - Exigences»,
    Éditions : AFNOR
    Date d’édition : 2008

21. Norme ISO 14001 : 2004
    Titre : NF ISO 14001 « Système de management environnemental – Exigences et lignes directrices pour son utilisation »
    Éditions: AFNOR
    Date d’édition : 2004

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Annexes


Annexe 1 : La charte d'engagements VINCI Autoroutes

Annexe 1 : Charte d'engagements VINCI
                  Autoroutes

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Annexe 2 : La politique Environnement VINCI Autoroutes


Annexe
            2 : Politique Environnement VINCI Autoroutes

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Annexe 3 : La politique Sécurité VINCI Autoroutes


Annexe 3 : Politique Sécurité VINCI Autoroutes

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Annexe 4 : La politique Sécurité maîtrise d'ouvrage VINCI Autoroutes

Annexe 4 : Politique Sécurité
                          maîtrise d'ouvrage VINCI Autoroutes (image
                          1/2)
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Annexe 4 : Politique Sécurité
                        maîtrise d'ouvrage VINCI Autoroutes (image 2/2)

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