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Mise en place d’un Système de Management Environnemental conforme à la Norme ISO 14001 :2004 en vue d’une Certification

Luce Murielle NZANG NZE
Référence bibliographique à rappeler pour tout usage :
Mise en place d'un Système de Management Environnemental conforme à la norme ISO 14001: 2004 en vue d'une certification, NZANG NZE Luce Murielle, Stage professionnel, MASTER Management de la Qualité (MQ), UTC, 2011-2012, URL : http://www.utc.fr/master-qualite, puis "Travaux", "Qualité-Management", réf n° 236

Résumé

Initiée par sa direction, l’entreprise Deveryware a décidé de se lancer dans une démarche environnementale en vue d’obtenir cette certification dans les mois avenir. Face à cet objectif plutôt ambitieux, une question se pose : Quels sont les moyens et actions à mettre en œuvre pour obtenir une certification ISO 14001 à Deveryware ?

La reconnaissance et l’image de l’entreprise à l’extérieur doivent être complétées par la certification des activités et des prestations réalisées. Le présent rapport expose la méthodologie déployée pour la mise en place d’une démarche de système de management environnemental au sein l’entreprise Deveryware.

De la réalisation de l’analyse environnementale aux propositions et planification de la mise en place de plans d’actions, ce rapport détaille de manière assez exhaustive la méthode de travail employée pour mettre en place un Système de Management Environnemental (SME) efficace et opérationnel au sein de cette entreprise.

Mots clés : Certification, Démarche environnementale, ISO 14001, Système de Management Environnemental (SME)

Abstract

Introduced by its direction, Deveryware decided to implement an environmental approach to get the ISO 14001 certification in the coming months. Faced with this rather ambitious goal, a question arises: what are the means and actions to be implemented to get the ISO 14001 certification?

The recognition and corporate image from the outside must be completed by the certification activities and deliverables. This report describes the deployed methodology for the establishment of an environment management system process within this company.

The achievement of environmental analysis and planning proposals to the implementation of action plans, this report details in a rather exhaustive way the method of work used to implement an Environmental Management System (EMS) and Operational within this company.

Key words : Certification, Environmental approach, Environmental Management System (EMS), ISO 14001


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Remerciements

Je tiens à remercier en particulier mon tuteur de stage, Mlle Sihame EL-AMINE, responsable du SMI, pour sa confiance, ses conseils, son expérience, sa disponibilité pendant tout mon stage et pour m’avoir permis d’effectuer ce stage dans les meilleures conditions et pour m’avoir apporté de nombreuses connaissances.

Je remercie l’ensemble du personnel pour l’intégration, l’accueil chaleureux, le soutien et la collaboration à ma mission.

Je remercie également M. Stéphane SCHMOLL, Directeur Général de l’entreprise Deveryware, et M. Jacques SALOGNON, Président Directeur Général de l’entreprise Deveryware, pour m’avoir accueillie au sein de leur entreprise.

Je remercie aussi M. Gilbert FARGES et Jean-Pierre CALISTE, responsables du Master Management de la Qualité, pour tous leurs commentaires avisés et leur soutien au cours de cette année de formation. Notamment, M. Pascal JOLIVET pour sa visite au cours du stage.

Enfin, je remercie toutes les personnes qui m’ont soutenu et qui ont contribué de près ou de loin à la réalisation de ce stage.


Sommaire


            Glossaire
            Table des figures

            Introduction
            Partie 1 : Présentation de l’entreprise
                1.    Activité de Deveryware
                        1.1.    Quelques chiffres
                        1.2.    Solutions de Deveryware
                2.    L’organisation de l’entreprise
            Partie 2 : Description de la mise en œuvre de la mission
                1.    Etude préliminaire
                        1.1.    Le Système de Management Intégré
                        1.2.    La démarche environnementale
                        1.3.    La norme NF EN ISO 14001 Version 2004
                        1.4.    La gestion documentaire du SME
                        1.5.    La certification
                2.    Mise en place de la démarche environnementale
                        2.1.    Note de clarification
                        2.2.    Définition de la problématique
                        2.3.    Objectifs et enjeux de la mission
                        2.4.    Analyse des risques et alternatives liés à la mission
                        2.5.    Planification de la mission
          Partie 3 : Méthodologie pour la mise en place du SME
            1.    Préliminaires
                        1.1.    Réalisation de la bibliographie - Normes, Référentiels
                        1.2.    Fonctionnement de l’entreprise
            2.    Différentes étapes de la démarche adoptée
                        2.1.    Niveau 1
                        2.2.    Niveau 2
                        2.3.    Niveau 3
                        2.4.    La gestion documentaire
          Partie 4 : Déroulement du stage
            1.    Apports du stage
            2.    Difficultés rencontrées
            3.    Acquis techniques apportées
        Conclusion et perspectives
        Références bibliographiques
        Annexes

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Glossaire

 

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Table des figures

        Figure 1 : Logo de Deveryware

        Figure 2 : Les composants de la Géolocalisation

        Figure 3 : Clarification du projet par un QQOQCP

        Figure 4 : Planification Dynamique Stratégique

        Figure 5 : Risques & Alternatives liés à la mise en œuvre du projet

        Figure 6 : Planning des actions à mener

        Figure 7 : Présentation des étapes du niveau 1

        Figure 8 : Graphique des résultats de l’autodiagnostic du SME au 16/02/2012

        Figure 9 : Présentation des étapes du niveau 2

        Figure 10 : Présentation des étapes du niveau 3

        Figure 11 :
Etat des procédures du SME au 15/06/2012

        Figure 12 :
Etat des enregistrements du SME au 15/06/2012

 
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Introduction

Dans le cadre de la validation du diplôme de deuxième année de Master, spécialité "Management de la Qualité", effectuée à l'Université de Technologie (UTC), le stage professionnel de fin d'études a été réalisé au sein de l'entreprise Deveryware à Paris, entreprise de solutions de géolocalisation. Ce stage de longue durée, réalisé du 1er février au 30 Août 2012, a permis de mettre en œuvre les connaissances acquises lors de la formation et d'acquérir une certaine expérience professionnelle et une familiarisation dans le domaine de l’environnement et de la qualité.

Désirant être une entreprise citoyenne et responsable, avec l’objectif d’améliorer la performance de ses processus afin de faire accroître la satisfaction de ses clients, l’entreprise Deveryware s’est lancée dans une démarche de certification de son Système de Management Intégré (SMI) pour cette année 2012 afin de maîtriser l’empreinte environnementale de ses activités et d’améliorer la qualité de ses services. Ce système regroupe la qualité et l’environnement.

Ainsi la mission de stage s'inscrivant dans cette dynamique, est de mettre en place un système de management environnemental (SME) de l’entreprise Deveryware conforme aux exigences normatives et réglementaires, et de participer à la mise en place du système de management de la qualité, en vue d'une certification ISO 14001 et ISO 9001 en fin d’année 2012.

La mise en place d'un telle démarche est le moyen le plus adéquat pour exprimer clairement la stratégie de l'entreprise et pour assurer la cohérence du management au regard des objectifs planifiés. Elle permet entre autre d'obtenir une vision globale des activités, d'avoir un gain d'efficacité, de répondre aux exigences dans le but de satisfaire les clients et toutes les parties prenantes concernées.

Afin de présenter ces travaux de la manière la plus exhaustive possible, ce rapport est scindé en trois parties. La première partie traitera de la présentation de l’entreprise, la deuxième partie sera consacrée à la description de la mise en œuvre du projet, par la planification et la méthodologie utilisée dans le but de réaliser les actions donnant lieu aux livrables prévus. La troisième et dernière partie traitera des apports du stage et des difficultés rencontrées.

 
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Partie 1 : Présentation de l’entreprise

1.     Activité de Deveryware [1]

Fig. 1 : Logo de Deveryware [1]


Créée en 2003, Deveryware est une société française indépendante experte en solutions technologiques temps-réel qui facilitent les services basés sur la localisation (Location-Based Services) et permettent de localiser tout ce qui est mobile : véhicules, marchandises, personnes, machines, etc.

Ces technologies sont regroupées dans un ensemble de systèmes, serveurs et logiciels, le Geohub, accessible via internet sécurisé. Il rend interopérable une diversité de techniques de localisation (Cell ID, GPS par SMS, GPRS ou satellite, WiFi…), d'équipements de localisation (téléphones mobiles, boitiers autonomes ou câblés...), de réseaux de communication, de cartographies et autres contenus (trafic, météo, images et flux vidéo…). Des fonctions d’interprétation des positions et déplacements savent déclencher des alertes par SMS, courriel, fax, messages vocaux ou tout simplement en M2M avec d’autres serveurs.

Soutenue par Oseo et participant à des programmes de l’Agence Nationale de la Recherche et des pôles de compétitivité System@tic, Advancity et Mov’eo, Deveryware consacre 25% de son chiffre d'affaires au développement de services innovants toujours plus simples et naturels d’utilisation pour les professionnels et le grand public.

1.1. Quelques chiffres [1]

Tels sont les chiffres suivants de la société anonyme (SA) Deveryware en 2011 :

1.2. Solutions de Deveryware [1]

Ses Services (plateforme Geohub) :



Fig. 2 : Les composants de la géolocalisation [1]

2.     L’organisation de l’entreprise [2]

 

Deveryware dont le siège se situe à 43/45 Rue Taitbout, 75009 Paris est une PME innovante gérée par un Président Directeur Général M. Jacques SALOGNON, d’un Directeur Général, M. Stéphane SCHMOLL. Elle comporte les services plusieurs services représentés sur l’organigramme en annexe 1.

Le stage s’est donc déroulé au sein de l’entité "Système de Management Intégré" sous la responsabilité de Mlle Sihame El Amine, Responsable Qualité.

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Partie 2 : Description de la mise en œuvre de la mission

1.     Etude préliminaire

1.1. Le Système de Management Intégré

Un système de management intégré ou SMI est une démarche volontaire engagée par la Direction de l'entreprise, qui permet de gérer de façon globale les parties communes d’aux moins deux référentiels que ce soit Qualité, Sécurité, Environnement, Hygiène,… au sein d'une entreprise. Ce type de système combine les exigences de différentes normes (ISO 9001 pour la Qualité, ISO 14001 pour l'environnement) et référentiel (OHSAS 18001 pour la santé et la sécurité au travail) afin que l'entreprise ait un système de management global fiable et efficace.

Actuellement, il n'existe pas de référentiel pour le SMI. La mise en place d’un SMI repose sur les exigences des référentiels qui le composent. Les systèmes de management intégrés permettent une vision globale de l'entreprise grâce à la prise de conscience de l'ensemble des processus et de la prise en compte des interactions entre eux.

Les enjeux d'une telle approche globale SMI sont principalement définis en termes de productivité, d'optimisation des ressources que ce soit humaines et/ou matérielles, de cohérence entre les différents systèmes de management, de maîtrise et réduction des risques, de satisfaction du client et de diminution des non-conformités.

Les avantages d’une telle démarche sont nombreuses :


Le SMI centralise les objectifs des différents domaines qu'il met en jeu, à savoir :


        Qualité
: Obtention et amélioration de la satisfaction du client grâce aux produits ou services répondant aux attentes explicites et implicites du client, à l’amélioration permanente de l’ensemble des processus mis en œuvre pour la conception, à la réalisation et la mise à disposition du produit ou service.

        Environnement : Satisfaction des exigences réglementaires ou décidées par l'entreprise, identification et maîtrise de l’empreinte négatifs significatifs générés par les activités de l’entreprise sur l’environnement (eau, air, déchets, …) et amélioration des performances en continu pour répondre aux attentes des parties intéressées.


Pour conclure, le SMI c'est avant tout, « passer d'une logique de moyens à une logique de résultats ».

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1.2. La démarche environnementale [8]

Une démarche environnementale est le processus mis en œuvre pour implanter un système de management environnemental en s'engageant dans une démarche d'amélioration continue reposant actuellement sur la norme ISO 14001. Elle s'applique à tous types d'organisations, publiques, privées, associatives ou commerciales. Mettre en place une démarche environnementale, c'est mettre en place un ensemble d'actions pour éliminer tous les aspects ou impacts pouvant nuire à l’environnement.

Mettre en place une démarche environnementale, c'est mettre en place des méthodes qui permettront à l'entreprise de réduire ses impacts sur l'environnement. C'est un investissement pour l'avenir à un niveau choisi par l'entreprise qui permet de répondre efficacement aux pressions liées aux questions d'environnement.

Les raisons d’implémentation d’un tel système sont variables. La première motivation est souvent strictement environnementale, puisque les "bonnes pratiques" en matière d'environnement permettent de sensibiliser les parties prenantes d'un organisme et de tendre à limiter les impacts sur l'environnement. La seconde raison peut être d'ordre économique car une politique environnementale peut dans certains cas permettre de rationaliser des dépenses. Il peut s'agir d'utiliser des cartouches ou du papier recycler. D'éteindre les lumières automatiquement. Enfin, de par l'effet de mode du "Green" certaines organisations peuvent faire le choix de s'orienter vers le management environnemental pour satisfaire aux attentes de leurs clients, partenaires, etc.

Il s'agit toutefois d'un effort impliquant l'ensemble de l'entreprise et conduisant la plupart du temps à des modifications des habitudes de travail, voire des changements organisationnels. Ainsi on appelle «démarche environnementale» l'approche organisationnelle permettant un progrès permanent dans la maîtrise des aspects et impacts environnementaux liés aux activités, produits et services de l’entreprise. Il s'agit d'une démarche participative, c'est-à-dire à laquelle doit nécessairement participer l'ensemble de l'entreprise et par conséquent nécessairement portée au plus haut niveau hiérarchique.

Tout comme un système de management qualité (SMQ), le cycle PDCA régit le cycle de vie du Système de Management Environnemental (SME) : (annexe 6)

1.3. La norme NF EN ISO 14001 Version 2004 [3]

La famille des normes ISO 14000 reflète un consensus international sur les bonnes pratiques environnementales et les bonnes pratiques économiques qui peuvent être appliquées par les entreprises du monde entier dans leur contexte spécifique. Les deux toutes premières normes, ISO 14001:2004 et ISO 14004:2004, traitent des systèmes de management environnemental (SME) :

-           ISO 14001:2004 définit les exigences relatives à un SME

-          ISO 14004:2004 donne des lignes directrices générales pour un SME. [4]

Les autres normes et lignes directrices de cette famille traitent d'aspects environnementaux spécifiques, notamment : l'étiquetage, l'évaluation de la performance, l'analyse du cycle de vie, la communication et l'audit.

Un SME répondant aux exigences de la norme ISO 14001:2004 permet à un organisme de toute taille et de tout type :

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1.4. La gestion documentaire du SME [3] [5]

Une procédure est la « manière spécifiée d'effectuer une activité ou un processus », elle décrit l'enchaînement des étapes menant à la réalisation d'un produit ou d'un service. Les procédures doivent être compréhensibles à tous les niveaux hiérarchiques de l'organisation.

Le SME exige douze (12) procédures dont une (1) procédure (s) pour la maîtrise opérationnelle) doit être documentée et cinq (5) sont communes au SMQ :

Identifier des aspects environnementaux significatifs et déterminer ceux qui ont des impacts significatifs

Identifier et avoir accès aux exigences légales et autres et déterminer comment elles s’appliquent aux aspects environnementau

Permettre que les personnes travaillant pour l’entreprise ou pour son compte soient sensibilisées

Assurer la communication interne et traitement (recevoir, documenter et répondre) des demandes externes

Maîtriser la documentation la documentation (approbation, révision, contrôle, surveillance des versions, lisibilité, …)

Maîtriser les situations où l’absence des procédures élaborées peut entraîner des écarts par rapport au SME

Identifier les situations d’urgences potentielles et les accidents potentiels

Surveiller et mesurer régulièrement les principales caractéristiques de ses opérations qui peuvent avoir un IES

Evaluer la conformité aux exigences réglementaires

Traiter les non conformités pour entreprendre des actions correctives et préventives

Maîtriser les enregistrements (identification, stockage, protection, accessibilité, durée de conservation et élimination)

Etablir des audits environnementaux internes

Un enregistrement est un « document faisant état de résultats obtenus ou apportant la preuve de la réalisation d'une activité ». Il permet de conserver, de valider et/ou de protéger les données relatives à cette activité, quelle que soit la forme (papier, support informatique). Il est destiné à fournir des preuves tangibles des activités effectuées fondé sur des faits.

Le SME exige treize (13) enregistrements dont 1 (procédure (s) pour la maîtrise opérationnelle) doit être documentée et 5 sont communes au SMQ :

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1.5. La certification

La certification est le moyen d'attester, par l'intermédiaire d'un tiers certificateur, de l'aptitude d'un organisme à fournir un service, un produit ou un système conformes aux exigences des clients et aux exigences réglementaires.

La norme ISO 14001 décrit les dispositions à prendre dans l’entreprise pour mettre en œuvre un système de management de la environnemental, afin de :


La certification ISO 14001 est un point d’entrée pour déployer le développement durable dans l’entreprise.

Cette certification est délivrée après un audit réalisé par un organisme de certification, qui permet d’évaluer le système de management environnemental mis en place conformément aux exigences de la norme.

Toutefois, le certificat ISO 14001 "promet" que l'organisme possède une politique environnementale qui l'engage à réduire son impact sur l'environnement, mais il ne garantit aucunement que l'organisme n'impacte pas l'environnement.

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2.     Mise en place de la démarche environnementale

2.1. Note de clarification

La note de clarification a pour objectif de bien définir et mieux comprendre son sujet en synthétisant les données d'entrée du projet sous une forme compréhensible par tout le monde. L’objectif étant de s’approprier les données d’entrée du projet pour les partager avec l’équipe. Ainsi le processus de planification du projet commence par cette note de clarification.

a.      Contexte

Deveryware souhaitant améliorer et augmenter l’efficacité de l’ensemble de ses activités et processus afin d’accroitre la satisfaction de des clients, et maîtriser l’empreinte de ses activités, produits et services sur l’environnement, s’est engagé dans une démarche de certification ISO 14001 :2004 et ISO 9001 :2008 pour un périmètre bien défini.

Le système de management environnemental de l’entreprise Deveryware a été mis en place premièrement par une stagiaire Qualité en alternance. Cette dernière avait commencé une gestion documentaire, une analyse environnementale et une veille réglementaire. Depuis son départ, la démarche n’a pas évolué, d’où cette mission pour la poursuite de la démarche de mise en place du SME puis accompagner le Responsable Qualité dans la mise en place du SMQ.

b.      Données d’entrée 

Les données d’entrée sont les éléments qui vont permettre de mener réaliser la mission. Dans le cadre de la mise en place d’un SME, les données d’entrées sont les suivantes :

c.       Objet du projet

L’objectif ce projet est de mettre en place chez Deveryware un SME conforme à la norme NF EN ISO 14001 : 2004 et pouvant aboutir à une certification. Et aussi de soutenir la Responsable Qualité dans la mise en place du SMQ conforme à la norme NF EN ISO 9001 : 2008 pour garantir un SMI pouvant être certifié dans les délais prévus par l’entreprise.

La première action serait de réussir premièrement l’audit interne prévu en juin 2012 afin de garantir l’obtention de la certification du SMI en novembre 2012.

d.      Produit du projet

e.      Objectifs


Délai du projet : du 06/02/12 au 31/08/12
Coût du projet
 : gratification du stagiaire et des auditeurs et des actions découlant du PME

f.        Acteurs du projet

Maître d’ouvrage : La Direction de Deveryware

Maître d’œuvre : Luce Murielle NZANG NZE, étudiante en Master 2 Management de la Qualité à l’UTC

Partenaires : Personnel de Deveryware, clients et fournisseurs.

Autre (s) acteur (s) : Service qualité

           Organisme de contrôle

g.      Contraintes du projet

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2.2. Définition de la problématique

L’outil QQOQCP (Qui, Quoi, Où, Quand, Comment et Pourquoi) a permis de faire ressortir la problématique de la mission grâce aux bonnes questions qu’il faut se poser pour faire ressortir une problématique.

                                                                                                                                   

Fig. 3 : Clarification du projet par un QQOQCP [6]

 

2.3. Objectifs et enjeux de la mission

Les objectifs et enjeux de la mission sont représentés via l’outil « Planification Dynamique Stratégique (PDS) », afin d’avoir une vue plus synthétique sur le sujet.

                                                                                                                                             

Fig. 4 : Planification Dynamique Stratégique [6]

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2.4. Analyse des risques et alternatives liés à la mission

L'outil d'aide à la décision, « Arbre de décision » a permis d’exprimer les risques potentiels de la mission et les solutions alternatives envisageables pour y pallier.

Fig. 5 : Risques & Alternatives liés à la mise en œuvre du projet [6]

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2.5. Planification de la mission

Etablir le planning prévisionnel de la mission de stage est une étape importante afin de mener à bien son projet. Ce programme a été établi suivant la forme de la roue de Deming : le PDCA.

Sur le planning ci-dessous (Fig. 6), les taches exécutées sont représentées par une case cochée. Les cases en rouge sont les différents jalons (personnel et suiveur d’établissement), les jalons avec le tuteur de stage avaient lieux tous les lundis matin.

                                                                                                               



Fig.6 : Planning des actions à mener [6]
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Partie 3 : Méthodologie pour la mise en place du SME

Rappelons qu’il y’avait déjà une stagiaire qualité en contrat d’alternance qui avait initié les travaux pour la mise en place du SME de l’entreprise. De ce fait, la stratégie de travail adopté a suivi l’ordre du CAPD (Check, Act, Plan, Do) de la roue de Deming. C’est-à-dire prendre en compte ce qui existe et réaliser une autoévaluation avant d’entamer une démarche quelconque :

1.     Préliminaires

1.1. Réalisation de la bibliographie - Normes, Référentiels…

Avant d’entamer toutes démarches pour la réalisation de la mission, il aurait d’abord fallu réaliser une bibliographie dans le but de renforcer les connaissances acquises. Afin de mener à bien la mission, le référentiel NF EN ISO 14001:2004 et le guide FD X 30-205 ont été les principaux documents de référence pour la réalisation de la mission. Toutefois, d’autres documents ont permis de plus approfondir les connaissances sur la démarche à suivre et sur la compréhension des différentes exigences de la norme ISO 14001 :2004.

1.2. Fonctionnement de l’entreprise

Comprendre le fonctionnement de l’entreprise est une étape clé dans la démarche de mise en place d’un SME, car elle permet de connaître les missions, les activités, les clients, les fournisseurs et les produits de l’entreprise. Cette étape se fait grâce à la documentation interne de l’entreprise et des entretiens avec le personnel de différentes entités.

2.     Différentes étapes de la démarche adoptée [7]

A la suite de la prise de connaissance de l’entreprise, de ses activités et clients, une étude plus centralisée sur le SME a été faite. L’objectif étant de voir ce qui a été fait par rapport à ce qui devrait être fait suivant les exigences du référentiel.

La démarche adoptée repose sur le guide FD X 30-205 pour la mise en place par étapes d’un SME, elle été faite comme le recommande ce guide qui est adapté et répond à la problématique de l’entreprise.

Ce guide s’adresse plus particulièrement aux PME/TPE souhaitant s’engager dans une démarche environnementale pérenne et faire reconnaître les progrès accomplis et les résultats obtenus auprès de leurs partenaires. Il prescrit les exigences de la mise en place d’une démarche environnementale progressive, reposant sur trois niveaux de performance successifs correspondant à la mise en place des exigences de la norme NF EN ISO 14001 :2004. Chaque étape est subdivisée en plusieurs étapes, qui peuvent être menées de façon consécutive ou simultanée.

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2.1. Niveau 1

Le niveau 1 consiste à faire le recensement des pratiques et résultats existants, à mesurer les écarts par rapport à la réglementation et les bonnes pratiques, à identifier et mettre en œuvre les actions prioritaires.


Fig. 7 : Présentation des étapes du niveau 1 [7]

Du fait qu’il n’y avait pas d’outil pour auto-évaluer le SME de l’entreprise, une grille d’autodiagnostic pour un SME a été élaboré et utilisé pour mesurer le SME de l’entreprise. Cette grille permet à l’utilisateur de se situer et de voir les écarts existant entre les exigences requises par la norme et les pratiques réelles concernant le SME de l’organisme. Cet outil a été un outil de pilotage car les actions déterminées et entreprises, découlent du résultat des évaluations faites. Le résultat graphique de l’autoévaluation du SME se présente comme le graph ci-dessous.

                                                                                                                                                                                                                        

Fig. 8 : Graphique des résultats de l’autodiagnostic du SME au 16/02/2012 [6]

Une représentation graphique de ce style permet une visualisation des résultats plus rapide et plus significative. Elle permet de visualiser rapidement les faiblesses et des écarts présents dans son système.

Sur les six (6) points de la norme, seul le point 4.1 de la norme était satisfaisant : 4.1 Exigences générales de la norme. Le travail qui avait donc été fait, après évaluation par l’autodiagnostic, devait être revue et améliorer pour répondre aux exigences du référentiel.

Une gestion documentaire SMI (donc commune aux SME et SMQ) existait, mais certaines procédures SME existantes ne répondaient pas aux spécifications définies par les points de la norme ISO 14001 :2004, d’autres procédures et enregistrements n’existaient même pas.

Les résultats de cet état des lieux ont permis de définir des actions prioritaires et un plan d’actions prioritaires a été élaboré, avant d’élaborer le Programme de Management Environnemental (PME).

De toutes les étapes de ce premier niveau, seule la dernière étape, étape 6, n’a pas été réalisée car la politique environnementale n’a pas pu être signée du fait que les objectifs n’avaient pas encore été validés par la direction.

La vielle réglementaire et une analyse des aspects environnementaux  de l’organisme existaient déjà, mais elles n’étaient pas complètes. Une mise à jour et quelques modifications de ces documents ont été réalisées.

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2.2. Niveau 2

Le niveau 2 consiste à faire un état des lieux approfondi (analyse environnementale), accompagné d’une hiérarchisation des risques et de l’établissement d’un programme environnemental au sens de la norme ISO 14001.

 

Fig. 9 : Présentation des étapes du niveau 2 [7]

La politique environnementale devant être en corrélation avec les aspects et les impacts environnementaux, les objectifs et cibles. Une analyse plus approfondie a été fait sur les aspects environnementaux, à l’aide d’une documentation de l’Afnor [9], (annexes 2 et 3) et sur les exigences légales et autres exigences (annexe 4) afin de définir des objectifs et des cibles pour premièrement définir la politique environnementale et deuxièmement élaborer le PME.

Comme il existait déjà une veille réglementaire pour les exigences légales et autres exigences auxquelles avait souscrit l’entreprise, une mise à jour a été faite sur ce fichier. Il en est sorti une liste des textes et documents applicables à l’organisme, un recueil des non-conformités aux exigences applicables et une procédure d’identification des exigences applicables à l’organisme déterminant la façon dont ces exigences s’appliquent aux aspects environnementaux.

De même, certains aspects environnementaux avaient déjà été identifiés avec une procédure d’identification des aspects environnementaux. Une refonte du document d’identification a donc été réalisé, redéfinissant les aspects environnementaux et intégrant l’évaluation des aspects environnementaux et l’évaluation des déchets que produits les activités de l’entreprise. Ceci a alors donné suite à une redéfinition de grille de cotation des aspects environnementaux et des déchets produit.

L’évaluation des aspects environnementaux et des exigences légales ont permis de définir des objectifs et cibles à atteindre. Ces objectifs par rapport aux aspects ont été retranscrits dans le PME comme plan d’actions à réaliser.

Pour ce niveau, après l’élaboration du PME, une réunion avec le tuteur a été planifiée pour valider le PME et le soumettre à la direction. Chaque exigence de la norme ou de la réglementation non respectée dans le SME de l’organisme, a été retranscrite en action à mener afin de répondre correctement aux attentes.

La solution retenue pour suivre correctement les actions à mener a été de créer un tableau Excel dans lequel était renseigné l’aspect environnemental, l’objectif fixé, la cible à atteindre, l’action à mener, le nom du responsable de l’action, les moyens en temps et en argent, le délai d’échéance, les indicateurs de performances, les éventuels commentaires et le statut de la mission.

Ce fichier a été mis à disposition de tous les salariés de l’organisme via les documents partagés sur le réseau. Toute personne intéressée par l’évolution de l’avancement des actions, peut à tout moment consulter le fichier disponible et accessible électroniquement à tous (annexe 5).

En termes de maîtrise opérationnelle, des documents d’enregistrements ont été élaborés par rapport à la maîtrise des déchets, aux suivi des consommations (achats, énergie…) et des procédures ont été élaborées : procédure de maitrise opérationnelle, procédure de gestion des déchets et procédures pour la maitrise des fournisseurs/sous-traitants et des achats.ne procédure pour la formation et la sensibilisation a été élaborée pour définir les modalités de sensibilisation et de formation pour les besoins de maîtrise de l’environnement. Le plan de formation sera rattaché au plan de formation des ressources humaines pour une meilleure gestion de la documentation, et les enregistrements de ces formations seront enregistrés par le service qualité. Concernant les situations d’urgence, un plan d’évacuation et une procédure existait déjà dans l’entreprise. Néanmoins cette étape a fait l’objet de certaines actions à mettre en place.

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2.3. Niveau 3

Le niveau 3 consiste à formaliser le SME et à l’évaluer, d’où certains éléments du niveau 2 sont repris dans ce niveau.

Fig. 10 : Présentation des étapes du niveau 3 [7]

Après l’analyse des aspects et impacts environnementaux, l’entreprise n’ayant pas d’impact direct sur l’environnement, et du fait de la taille de sa structure a choisi de ne pas communiquer en externe ses performances environnementales. Cependant, sa politique SMI sera communiquer en externe et en interne, le processus de communication de l’environnement se fera en collaboration avec le service communication. Les communications seront enregistrées dans le plan de communication de l’entreprise.

Une procédure de surveillance et mesurage a été élaboré par rapport aux différents aspects environnementaux à suivre et à maîtriser.

Les procédures d’évaluation de la conformité, de non-conformité-action corrective et préventive, de maitrise documentaire et d’enregistrements et d’audit interne étant commune avec le SMQ avaient déjà été élaborées. Il a donc juste fallu rajouter le complément qui traite de l’environnement dans chacune des procédures rédigées.

L’audit interne étant déjà programmé, sera précédé d’une autoévaluation du SMI (SME et SMQ) de l’organisme. Et la revue de direction se fera après retour du rapport d’audit et avant l’audit de certification qui aura lieu 5 mois après l’audit interne.

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2.4. La gestion documentaire

L'élaboration du système documentaire fait partie du quotidien dans la vie d'une organisation, ce n'est pas une fin en soi mais plutôt une activité à valeur ajoutée. Ce système regroupe les documents à la fois internes mais aussi externes.

La gestion documentaire constitue un domaine particulier du système d'information de l'entreprise. La maîtrise du management du système intégré (SME et SMQ) passe par la mise en œuvre de cette gestion des documents. L'objectif de mettre en place des règles de gestion du système documentaire est de garantir que l'information correcte est disponible au bon moment et au bon endroit dans l'entreprise.

Toutes les procédures ont été rédigées selon le même modèle, à savoir la définition de l'objet et du domaine d'application, la liste des documents associés, les définitions, abréviations et terminologie des mots utilisés et pour finir, le déroulement des étapes ou méthodologie à mener en notifiant qui fait quoi et de quelle manière. Certaines procédures non obligatoires se résument à des logigrammes notifiant tout aussi qui fait quoi et quelles sont les documents associés.

Pour une meilleure maîtrise documentaire, un fichier SMI appelé « Etat d’avancement des documents » a été élaboré par le Responsable Qualité afin de suivre l’évolution de l’élaboration des procédures et enregistrement du SME, SMQ et aussi procédures métier de l’entreprise : « non rédigé », « en cours », « rédigé ». Les figures 11 et 12 illustrent l’état actuel du système documentaire.

L’illustration de l’état des documents du SMI telle que sur ces tableaux ne changent pas trop de celle au moment de l’état des lieux. En effet, il y avait des procédures et des enregistrements qui existaient, mais qui soit ne répondaient pas aux exigences de la norme, soit n’existaient pas ou nécessitait simplement de complément d’informations.

                                                                                             

Fig. 11 : Etat des procédures du SME au 15/06/2012 [6]

Fig. 12 : Etat des enregistrements du SME au 15/06/2012 [6]

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Partie 4 : Déroulement du stage

1.     Apports du stage

La plus-value de ce stage fut la gestion de la mission dans son intégralité qui, a tout aussi, été une opportunité pour assumer de lourdes responsabilités. L’absence des conseils d’un expert en environnement dans l’entreprise n’a pas été un handicap pour mener à bien cette mission, les référentiel ,les guides utilisés et la petite expérience acquise antérieurement ont permis le suivi et l’animation de cette mission dans son intégralité, sous couvert du Responsable Qualité. Force de proposition dans les actions à mener pour ce stage, les diverses prises de décision ont pu être impulsées.

Travailler parallèlement avec le Responsable Qualité sur la mise en place du Système de Management Qualité (SMQ) a été un grand apport dans ce stage. Une double expérience a été réalisée du fait d’avoir été pilote du processus « Réduire l’empreinte environnementale » et co-pilote du processus « Système de Management Intégré ». L’implication dans la création de plusieurs documents (procédures, enregistrements, organigramme, description de processus, indicateurs et tableau de bord …, voir annexes 7 à 11), la participation à plusieurs réunions de travail avec les pilotes de processus, la participation à la préparation de l’audit interne du Système de Management Intégré (SMI) la description des processus, l’élaboration des indicateurs et du tableau de bord du SMI, ont permis d’avoir une expérience dans le domaine de la qualité qui est le formation principale de ce Master.

Ce stage a été l’occasion d’une amélioration et d’un approfondissement des connaissances théoriques en matière de management de l’environnement et de la qualité tout en les confrontant aux réalités du monde de l’entreprise.

2.     Difficultés rencontrées

La plus grande difficulté rencontrée fut la collaboration et la motivation des différents acteurs dans la démarche. Contrairement à ce phénomène connu et récurrent de nos jours dans plusieurs entreprises, où la direction est plus réfractaire que son personnel dans les démarches de la qualité et de l’environnement, la direction soutenait vivement ce projet. Une partie du personnel était alors réticente à l’égard de la mise en œuvre de certaines actions issues du PME car celles-ci étaient davantage une contrainte pour eux, d’autant plus qu’elles leur ont été imposées par la direction.

De fortes tensions avec certains collaborateurs ont découlés de la mise en œuvre de certaines actions, comme la mise en place du tri sélectif dans les bureaux qui n’a pas laissé l’ensemble du personnel indifférent. Il a donc fallu faire preuve de tact et d’une bonne gestion des crises en situation de changement pour résoudre ce problème et réinstaurer un bon climat dans l’entreprise afin de faire accepter au personnel cette nouvelle manière de faire.

Le changement étant toujours mal perçu dans une organisation, il faut s’attendre à des réactions de la part du personnel et pouvoir trouver des solutions pour les faire adhérer à la démarche avec une manière diplomatique. Le « non, il n’y a pas d’autres solutions » n’est pas la phrase la plus appropriée à ce genre de situation.

3.     Acquis techniques apportées

Ce stage a été une véritable opportunité dans le sens elle a permis de découvrir les différents aspects d’un système de management intégré (SMI) : les procédures, les référentiels, l’approche par les processus… En collaboration étroite avec la Responsable Qualité (RQ), nous avons mis en place un système documentaire SMI complet et conforme aux exigences des différents référentiels qui la composent.

Ce stage a permis l’élaboration d’une grille d’autoévaluation d’un SME dans sa globalité par rapport aux exigences de la norme NF EN ISO 14001 : 2004 [6]. Cet outil permet de mesurer l’état d’un SME et de voir les écarts existant entre les exigences.

D’un point de vue relationnel, ce stage a permis de développer des compétences en termes de communication, de gestion des hommes, de savoir-être et surtout de compétences en gestion de la planification.

Aussi, le fait d’avoir bénéficier d’une autonomie totale tout au long de ce stage a permis, d’un point de vue professionnel, de gagner en maturité et en confiance. Ce qui est un atout pour bien débuter une carrière professionnelle.

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Conclusion et perspectives


Deveryware a pu grâce à la réalisation d’une analyse environnementale identifier les aspects environnementaux significatifs (AES) liés à ses activités puis établir un programme d’actions pour réduire et maîtriser ces derniers. Des actions telles que les solutions pour gestion des déchets d’équipements électroniques et électriques (DEEE), des déchets d’emballage et de tri sélectifs dans les locaux de Deveryware ont pu être mis en place, le reste des actions étant à venir.

Cette démarche a également permis de mettre en évidence la nécessité d’un Système de Management Intégré (SMI) Qualité et Environnement au sein de l’entreprise. Désormais, dans sa démarche de satisfaction du client, Deveryware devra également prendre en compte les aspects environnementaux liés à ses activités. D’où l’importance de mutualiser les systèmes de management qualité et environnemental.

La réalisation de ce stage, a permis de constater ce besoin de plus en plus présent dans les entreprises, en France comme ailleurs, de montrer à leurs partenaires leur engagement face aux problématiques environnementales. L’environnement devenant une très grande priorité pour les entreprises, la qualité du produit, n’est plus le seul élément à prendre en compte. Désormais, dans son besoin de satisfaction, le client s’intéresse aux bonnes pratiques environnementales mises en place pour la réalisation du produit ou service.

Pour conclure, les missions confiées ont été menées avec une certaine méthodologie et réflexion, afin d’apporter de meilleurs bases à la réussite du projet. Lors de la mise en place du SME, la consolidation du système documentaire a été une étape cruciale pour la suite du stage, étant donné que la suite des actions était conditionnée par ce système.

Avoir des objectifs précis et planifiés induit le respect des délais, chose parvenue régulièrement. Quelques retards ont été notés au niveau de la réalisation des actions, mais cela est dû en partie aux problèmes liés à la résistance du personnel.

En ce qui concerne, la mission relative aux indicateurs, le seul souci notable, a été de déterminer des indicateurs pertinents, performants et apportant une valeur ajoutée à leur suivi. Suivre et mesurer les indicateurs ne doit pas être une contrainte pour le système, c'est pourquoi le choix a été primordial et quelque peu difficile pour la viabilité du système.

En ce qui concerne les perspectives d'avenir, le maintien de la certification est un objectif à moyen terme ce qui implique de faire vivre le système qualité. Obtenir la certification est déjà en soi un grand pas vers l'excellence, la maintenir en est un autre.

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Références bibliographiques

[1] Activité de Deveryware, [en ligne], consulté le 28/05/2012

Disponible sur : http://www.deveryware.com/Deveryware-en-bref

[2] Mise en place d’un Système de Management Environnemental conforme à la Norme ISO 14001 :2004 en vue d’une Certification. NZANG NZE Luce, Stage professionnel de fin d'études, MASTER Management de la Qualité (MQ-M2), UTC, 2011-2012, http://www.utc.fr/master-qualite, puis "Travaux" "Qualité-Management", réf n°236

[3] NF EN ISO 14001, norme européenne et française des exigences du système de management environnemental, AFNOR, Décembre 2004
[4] NF EN ISO 14004, Lignes directrices générales concernant les principes, les systèmes et les techniques de mise en œuvre, AFNOR, Août 2010
[5] NF EN ISO 9001, norme européenne et française des exigences du système de management de la qualité, AFNOR, Novembre 2008
[6] Mise en place d’un Système de Management Environnemental conforme à la Norme ISO 14001 :2004 en vue d’une Certification. NZANG NZE Luce, Stage professionnel de fin d'études, MASTER Management de la Qualité (MQ-M2), UTC, 2011-2012, http://www.utc.fr/master-qualite, puis "Travaux" "Qualité-Management", réf n°236
[7] FD X 30-205, Guide pour la mise en place par étapes d’un SME, AFNOR, Octobre 2007
[8] Présentation de la norme NF EN ISO 14001 :2004, [en ligne], consulté le 16/02/2012

Disponible sur : http://www.iso.org/iso/fr/iso_14000_essentials
[9] Odile Faure-Rochet, Analyse environnementale - Les clé de la réussite Vaccins, éditions AFNOR, 2009, 330 pages.

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Annexes

Annexe 1 : Organigramme de Deveryware



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Annexe 2 : Extrait du tableau d’identification des aspects environnementaux


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Annexe 3 : Extrait du tableau dévaluation de la gestion des déchets                                                                                                                                                                                                                                                                                                                             



Annexe 4 :Extrait du tableau des exigences légales et autres exigences et veille réglementaire 


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Annexe 5 : Extrait du tableau du  (PME)                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                               


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Annexe 6 : La norme NF EN ISO 14001 : 2004


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Annexe 7 : Résultat de l’autoévaluation du SME au 16/02/2012


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Annexe 8 : Résultat de l’autoévaluation du SME au 15/06/2012                                                                                                                                                                                                                                                                                                                               


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Annexe 9 : Exemple de procédure




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Annexe 10 : Indicateur du processus Réduire l’empreinte environnementale (SME)                                                                                                                                                                                                                                                                                                


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Annexe 11 : Engagement SMI de Deveryware

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